Facility and Administrative Coordinator

Bliv en del af et spændende forskerhus i Snekkersten med omkring 45 medarbejdere, hvor vi er som en lille familie, der går rigtigt godt i spænd sammen.

Folk er generelt hos os i rigtig lang tid. Vi holder mange jubilæums, og en del bliver helt til de skal pensioneres. Det er også tilfældet med denne stilling, hvor vores gode kollega efter mange år nu går på pension.

Kort om Eriksholm Research Center

Eriksholm arbejder med forskning i hørelse med henblik på at finde nye løsninger, der kan give mennesker med høretab endnu bedre hjælp i fremtiden. Som en del af Oticons forsknings- og udviklingsteam sørger vi for, at den nyeste viden bliver omsat til produkter og teknologier, der gør en reel forskel for brugerne.

Et spændende, detaljeret og alsidigt arbejde

Du kan se frem til kolleger med mange forskellige internationale baggrunde, hvor faglig dedikation og -stolthed og professionalisme binder os sammen i et uformelt miljø.

Dit bidrag til Eriksholm er at gøre at hverdagen nemmere for forskerne og besøgende gæster. Kort sagt, er du den, der binder os sammen på mange måder.

Det gør du bl.a. gennem:

• Facilitetsplanlægning: Booke mødelokaler, forplejninger såsom kage, frugt, frokost, m.m., når vi har eksterne gæster.
• Rejsebookning: Planlægge og booke alt fra a-z, når forskerne skal ud at rejse.
• Sociale arrangementer: Finde på indehold evt. i samarbejde med andre, og koordinere og planlægge alt det praktiske omkring inkl. evt. catering. Vi har faste traditioner såsom sommerfest, julearrangement, diverse workshops, Ph.d. Summer School m.m. samt løbende arrangementer, som vi finder på såsom tur til Møns Klint, bålhygge og lignende.
• Bestilling af forbrugsvarer: Tjekke beholdningen af kontor- og husholdningsartikler, o.l., og bestille ved behov. Du undersøger, hvor du kan bestille tingene til den bedste pris, hvis vi ikke allerede har en fast leverandør.
• Forhandling med leverandører: Tjekke at vi får de bedste priser og forhandle med leverandørerne, når du opdager, at du kan få bedre priser andre steder og evt. skifte leverandøren.
• Bestilling af gaver: Bestille gaver ved jubilæer og blomster til nye medarbejdere, o.l. Herunder koordinerer du uddelingen af julegaver og sommergaver til medarbejderne.
• Bestilling af print: Bestille flyers, navneskilte, adgangskort, o.l.
• Forsendelser: Modtage og sende pakker til og udenfor Danmark.
• Kalenderstyring: Koordinere og booke forskernes kalendere ved møder og events samt sende mailinvitationer ud til deltagerne.
• Biblioteksservice: Opfølgning på de tidsskrifter, vi har abonnement på.
• Andre opgaver: Hjælpe kollegerne ved sygdom og ferier såsom at dække op til frokost, fylde og tømme opvaskemaskinen, håndtere eksterne besøg, modtage håndværkere, fakturere, o.l. opgaver. Eller optimere måden vi arbejder på; det kunne fx være hvordan vi håndterer eksterne gæster.

Nogle opgaver ved du kommer i god tid. Andre opgaver kan opstå pludselig og skal prioriteres med det samme.

Der er et overlap på mindst en måneds tid, indtil vores nuværende kollega går på pension. Her når du at få masser af sparring, så vi sikrer os, at du kommer godt ind i stillingen. – Vi vil jo gerne beholde dig i mange år fremad.

Stillingen er en deltidsstilling på 30 timer. Efter aftale ligger vi arbejdstimerne, så de også passer dig.

Der kan efter aftale komme arbejde, der ligger udenfor normal arbejdstid fx i forbindelse med events. Men det vil være begrænset.

En del af Business Administration

Dit kommende team består af tre kolleger og leder. En har ansvaret for alt der involverer håndværk og teknik, en har ansvaret for bogføring og fakturering, og en har ansvar for køkkenet og opfølgningen på rengøringen. Vi holder møde hver 2. uge, så vi ved, hvad vi hver især kigger ind i.

Vi arbejder rigtig godt sammen og er gode til at dække for hinanden ved sygdom, ferier, tandlægebesøg, m.m.

Din kommende leder er Claus Nielsen, Senior Manager Research Operations. Han er selv en af dem, der har været her i snart 40 år. Han er meget jordnær, let at tale med, sympatisk, og er altid klar til at deltage i idégenereringen af nye events. Han har stort tiltro til, at hans medarbejdere selv løber med ansvaret for deres opgaver, men er altid til rådighed, når der er behov for sparring.

Det tilbyder vi dig

• Lækker frokost - med kage om torsdagen.
• Sommer- og julegave.
• Gratis fitnesscenter inkl. sæbe og håndklæder på vores hovedkontor i Smørum.
• Massageordning.
• Sociale klubber på vores hovedkontor.

Dertil får du en kultur, som er præget af at være løsningsorienteret, holdspillere, innovative, tillidsskabende, hvilket kun kan give gode kolleger.

Verdensmester i at planlægge og holde styr på detaljer

Vi leder efter dig, som:

• Har solid erfaring fra en tilsvarende stilling.
• Er flydende i dansk og engelsk skrift og tale.
• Har en uovertruffen detaljesans, og er den andre går til, når noget skal have et ekstra sikkerhedstjek.
• Har let ved at holde hovedet koldt, når der er mange ting, der skal holdes styr på.
• Håndterer let, at der kommer ikke-planlagte opgaver, som skal prioritere over det igangværende.
• Lægger mærke til, hvor der er noget, der kan optimeres og tager ansvar for at gøre det.
• Bruger sund økonomisk fornuft ved indkøb.
• Har en god fornemmelse for mennesker og ved, hvordan forskellige personligheder håndteres, så de får den bedste service og oplevelse.
• Andre har let ved at samarbejde med, og har lyst drikke en kop kaffe med.
• Aktivt bidrager til den gode stemning.

Vil du være en del af vores team?

Så send CV og kort ansøgning på dansk til os senest den 12. april 2026.

Vi forventer at afholde 1. samtaler i uge 17 og 2. samtaler i uge 18. 

For at komme i betragtning til stillingen skal du benytte vores elektroniske rekrutteringssystem.

Har du spørgsmål til jobbet, er du velkommen til at kontakte Claus Nielsen, Senior Manager Research Operations på: 29 46 95 49.

Vi ser frem til at modtage din ansøgning! 

Hos Demant værdsætter vi mangfoldighed, lighed og inklusion (DE&I), og vi er forpligtet til at skabe et inkluderende arbejdsmiljø. Vi modtager gerne ansøgninger fra alle kvalificerede kandidater uanset etnisk baggrund, personlighed, alder, køn og uddannelse. Mangfoldighed er en del af vores kulturelle DNA. Kvinder i STEM-områder opfordres især til at søge, da Demant støtter FN's mål 5 for bæredygtig udvikling om ligestilling. #LI-HYBRID #LI-BS1